1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych uczestników Klubu Zdobywców Suwalszczyzny oraz użytkowników serwisu internetowego dostępnego pod adresem zdobywcysuwalszczyzny.pl.

Administratorem danych osobowych jest:

Klub Zdobywców Suwalszczyzny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Suwałkach, ul. Noniewicza 89A lok. 328, 16-400 Suwałki, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001243926, NIP 8442393331, REGON 54486135300000.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: biuro@zdobywcysuwalszczyzny.pl.

2. W jakim celu przetwarzamy dane?

Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów związanych z działalnością Klubu Zdobywców Suwalszczyzny.

Przede wszystkim przetwarzamy dane w celu zawarcia i wykonania umowy uczestnictwa w Klubie, obsługi konta uczestnika, przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń aktywności, prowadzenia rankingu klubowiczów oraz realizacji świadczeń przewidzianych Regulaminem, takich jak wydawanie dyplomów, odznaczeń czy wysyłka nagród. Podstawą prawną przetwarzania danych w tym zakresie jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane przetwarzane są również w celu prowadzenia publicznego rankingu uczestników stanowiącego element usługi świadczonej przez Klub. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Materiały przesyłane przez uczestników w celu potwierdzenia wykonania aktywności, takie jak fotografie, linki do zapisów tras czy zrzuty ekranów, przetwarzane są wyłącznie w celu weryfikacji spełnienia warunków określonych w Regulaminie Klubu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów prawa Administrator przetwarza dane również w celu realizacji obowiązków księgowych, podatkowych oraz innych obowiązków publicznoprawnych. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę, dane mogą być wykorzystywane również do przesyłania informacji handlowych, newslettera oraz komunikacji marketingowej za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS. W takim przypadku podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

3. Jakie dane przetwarzamy?

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania z Klubu oraz funkcjonalności wykorzystywanych przez uczestnika.

Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• kraj i miejscowość zamieszkania,
• adres e-mail,
• numer telefonu (jeżeli został podany),
• indywidualny numer identyfikacyjny (ID) przypisany uczestnikowi,
• adres do wysyłki nagród (dyplom, totem),
• informacje dotyczące realizowanych aktywności,
• fotografie, linki do aplikacji zewnętrznych oraz inne materiały przesyłane w celu potwierdzenia wykonania aktywności.

Nazwisko uczestnika wykorzystywane jest wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji umowy, w szczególności przy wysyłce nagród (dyplom, totem) lub prowadzeniu korespondencji związanej z uczestnictwem w Klubie.

4. Jak długo przechowujemy dane?

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane.

Dane związane z uczestnictwem w Klubie przechowywane są przez okres obowiązywania uczestnictwa oraz przez czas niezbędny do zachowania historii osiągnięć uczestnika, chyba że użytkownik skutecznie skorzysta z prawa do usunięcia danych.

Dane zawarte w dokumentacji księgowej i podatkowej przechowywane są przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa, co do zasady przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej przechowywane są do momentu jej cofnięcia.

Niezależnie od powyższego część danych może być przechowywana przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

5. Komu możemy przekazywać dane?

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych usług.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności dostawcy usług hostingowych i informatycznych, operatorzy płatności elektronicznych, podmioty świadczące obsługę księgową, firmy kurierskie i pocztowe realizujące wysyłkę nagród oraz dostawcy narzędzi analitycznych i technicznych wykorzystywanych przez serwis.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich podmiotom trzecim bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W związku z korzystaniem z usług technologicznych dostarczanych przez podmioty takie jak Google LLC lub Meta Platforms Ireland Ltd część danych może być przekazywana poza Europejski Obszar Gospodarczy. W takich przypadkach Administrator stosuje środki zabezpieczające wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

6. Prawa uczestnika

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO.

Użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli podstawą przetwarzania była zgoda,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

7. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

Dane osobowe uczestników nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich zautomatyzowanych decyzji wywołujących skutki prawne ani do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

8. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie wymaganym do zawarcia i realizacji umowy uczestnictwa w Klubie jest niezbędne do korzystania z usług oferowanych przez Administratora.

Brak podania wymaganych danych uniemożliwia zawarcie umowy oraz udział w Klubie.

W przypadku uczestników, którzy nie ukończyli 18 roku życia, przetwarzanie danych odbywa się za zgodą przedstawiciela ustawowego.

9. Ranking uczestników

Jednym z elementów usługi świadczonej przez Klub jest publiczny ranking uczestników dostępny na stronie internetowej.

W rankingu publikowane są wyłącznie dane niezbędne do realizacji jego funkcji, tj. imię uczestnika, numer identyfikacyjny (ID), miejscowość, kraj oraz informacje o postępach w realizacji aktywności.

Publikacja tych danych stanowi element realizacji umowy uczestnictwa w Klubie i odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Zakres publikowanych informacji został ograniczony do minimum niezbędnego do prowadzenia rankingu i nie umożliwia bezpośredniej identyfikacji uczestnika bez dodatkowych informacji pozostających wyłącznie w dyspozycji Administratora.

Ranking ma charakter społecznościowy i nie stanowi klasyfikacji sportowej w rozumieniu przepisów prawa sportowego.

10. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych, w szczególności ochronę przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub modyfikacją.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce.

11. Postanowienia końcowe

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności serwisu lub zmian organizacyjnych związanych z działalnością Klubu. Organizator jednocześnie powiadomi Uczestników o aktualizacji. Aktualizacja wejdzie w życie w terminie 14 dni od dnia jej publikacji na stronie internetowej.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej Klubu Zdobywców Suwalszczyzny.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy RODO oraz prawa polskiego.